Leaders, votre équipe est peut-être trop grande pour être efficace

EXPERT INVITÉ. Si vous avez l’impression que votre patron manque de temps pour vous épauler et que vos questions restent en suspens, cela ne signifie pas pour autant que votre rôle importe peu à ses yeux: il est fort probable que la structure organisationnelle soit en cause.

En d’autres termes, cela signifie que l’équipe est structurée de telle sorte que votre leader n’exerce pas ses fonctions de gestionnaire dans un contexte optimal. Peut-être que ce dernier est responsable de trop d’employés, ou encore que son expertise technique est si sollicitée que de répondre aux besoins des clients occupe déjà tout son temps.

Chose certaine, un dirigeant indisponible nuit à l’efficacité de sa troupe.

Pour assurer leur efficience sur le champ de bataille, les Romains structuraient à l’époque leur armée selon le ratio 1 :10. Ainsi, un leader menait dix centurions, qui avaient eux-mêmes sous leur giron une dizaine de soldats.

Comme nos méthodes de communication se sont grandement améliorées depuis 2000 ans, on estime qu’une équipe est optimale lorsqu’un dirigeant mène 12 individus, 15 tout au plus.

Au-delà de ces chiffres, la performance de notre organisation souffre du manque de disponibilité et de la piètre qualité de l’écoute du dirigeant.

Plus de monde pour faire le même boulot qu’avant

Il est d’autant plus important que les leaders évitent de dépasser ces chiffres qu’aujourd’hui, on a besoin de plus de bras qu’auparavant pour livrer une même marchandise, selon ce que je constate sur le terrain.

Il y a dix ans, par exemple, il fallait dix personnes pour gérer une commande de 5 000 éléments.

Or, ça ne fonctionne plus ! Pour que mon équipe soit efficace, selon nos observations, elle a besoin de 10 à 12 % plus d’effectifs pour faire les mêmes tâches.

Je vous entends penser… hum, pas fort les récentes cuvées !

Voici ce qui explique ce phénomène :

1. Les taux de roulement plus élevés au sein des entreprises font en sorte que plus de personnes sont en formation. Le temps d’apprentissage des nouveaux collègues exerce une influence directe sur l’efficacité collective.

2. En dépit que ce que peuvent dire certains chiffres, je remarque que le travail en temps partiel gagne en popularité. Les gens veulent plus de flexibilité pour un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle, ce qui explique en partie le besoin de main-d’œuvre additionnelle pour mener à bien une même tâche.

3. Il y a davantage de personnes dans les équipes qui s’absentent du travail, parce qu’elles ont pris un congé sans solde de six mois pour voyager par exemple.

4. On doit aussi se demander si le nombre de personnes requis pour accomplir une même tâche depuis de nombreuses années n’est pas, en toute honnêteté, tout simplement erroné. Était-il nécessaire de devoir faire des heures de travail supplémentaires? Ces dernières ayant aujourd’hui moins la cote, il faut le compenser par des ressources additionnelles.

Corriger le tir

Gestionnaires, que faire maintenant si, à la lumière de la lecture de ce billet, vous constatez que vous menez une trop grande troupe? Une myriade de possibilités s’offre à vous.

Vous pouvez d’abord carrément restructurer votre organisation, quitte à scinder votre équipe.

Aux leaders qui passent le plus clair de son temps à mettre à profit ses compétences techniques, je suggère de vous mettre en mode formation et de transmettre vos connaissances à vos collègues. S’ils sont en mesure d’accomplir ces tâches, vous pourrez dégager plus de temps pour vos responsabilités de gestionnaire. Vous pourrez toutefois prêter main forte dans des situations où votre expertise est nécessaire.

J’encourage même à revoir sa posture, sa conception même du rôle de gestionnaire: sa principale fonction, c’est d’être disponible pour son équipe.

Pour qu’elle soit efficace, elle doit être gérée par un leader à l’écoute qui n’a pas plus qu’une douzaine d’employés sous sa responsabilité et qui dispose d’un portrait à jour de ses ressources et de ses tâches.

Si à première vue des économies peuvent être dégagées d’un déséquilibre, elles sont au mieux à court terme. À moyen terme, ça entrainera inévitablement une hausse du taux de roulement.